Dos and Don’ts für eine erfolgreiche Software-Implementierung

So führen Sie Software katastrophenfrei ein

Die Einführung einer neuen Software stellt jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Es gilt, vieles zu beachten, damit alle Rahmenbedingung geschaffen und alle Teams, die mit der Software arbeiten, abgeholt werden. Erst dann kann das neue System optimal zum Einsatz kommen.

Wir wissen: ein solches Projekt sollte man strukturiert in Angriff nehmen. Seit über 30 Jahren unterstützen wir Unternehmen bei der Softwareeinführung. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass das Gelingen und das Scheitern von Implementierungs-Projekten, oftmals an den gleichen Faktoren festzumachen ist. Die gute Nachricht: Diese Probleme lassen sich schnell und einfach vermeiden. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen einige Dos und Don’ts auf die Sie achten sollten, damit Ihr Implementierungsprozess kein Desaster, sondern ein Erfolg auf ganzer Linie wird.

Mit dieser Checkliste meistern Sie die Implementierung Ihrer PIM-Software mit links. Hier herunterladen!

Don’t:
Zu wenig Ressourcen einplanen und das Kernteam falsch besetzen.

Do:
Planen Sie von vornherein genügend Ressourcen für Ihre Software-Implementierung ein. Sie allein können diese Aufgabe neben dem Tagesgeschäft nicht stemmen. Machen Sie sich Gedanken über ein passendes Kernteam, das von Anfang bis zum Schluss in den Implementierungsprozess mit eingebunden wird. Dieses Team sollte über fundiertes Know-how über alle Produkte und Serviceleistungen des Unternehmens verfügen. Sie sollten wissen, wie Produkte und Services entstehen bzw. eingekauft werden, welche Prozesse dahinterstehen und an welche Zielgruppe sich Ihre Produkte richten.

Don’t:
Die IT zu spät involvieren.

Do:
Involvieren Sie Ihre IT-Abteilung noch bevor der Implementierungsprozess beginnt. Ihre Kollegen aus der IT haben Fachwissen, von dem Sie bei der Einführung einer neuen Software profitieren können. Je früher Sie sie ins Boot holen, desto eher lassen sich Zweifel ausräumen. Treffen Sie sich regelmäßig und teilen Sie Projektfortschritte und Ergebnisse. Ein regelmäßiger Austausch zwischen IT, Management, Entwicklung Projektmanagement und dem Kernteam löst Probleme, bevor sie entstehen.

„Bei zu vielen Verantwortlichen im Kernteam kann es zu Unstimmigkeiten und Wissenslücken kommen, was die Implementierung langwieriger gestaltet.“

– Elena Hager, Implementation Manager bei eggheads

Don’t:
Bestehende, nicht optimierte Prozesse in das System konfigurieren.

Do:
Machen Sie sich eines bewusst: Ihre Prozesse werden sich grundlegend ändern. Aber keine Panik, sie ändern sich zum Besseren. Immerhin implementieren Sie eine neue Software mit dem Ziel, effizienter zu arbeiten und Prozesse zu optimieren. An diesem Punkt werden sie von Ihrem Anbieter kräftig unterstützt. In gemeinsamen Workshops definieren Sie, welche Schnittstellen umgesetzt werden müssen und welche Technologie dafür benötigt wird, um alle Anforderungen zu erfüllen.

„Das Zusammentragen aller relevanten Produktdaten vor dem Start der Implementierung trägt zu einem reibungslosen Prozess bei.“

– David Klein, Presales und Datenspürhund bei eggheads

Don’t:
Die Anwender der Software nicht ausgiebig schulen und zu spät einbinden.

Do:
Nehmen Sie das Trainingsangebot Ihres Software-Anbieters in Anspruch. Das spart Ihnen im Endeffekt eine Menge Zeit und Geld. Trainings nehmen Ihren Mitarbeitern und Kollegen die Angst und die Scheu vor einer neuen Software und fördern die Akzeptanz für die Neuerung. Das Ergebnis: Ihre Mitarbeiter und Kollegen können schnell und sicher mit der neuen Software arbeiten. Überlegen Sie, wer eine Schulung braucht oder wünscht. Sie können Kollegen in Gruppen zusammenfassen und dabei individuelle Anforderungen berücksichtigen. Wir bieten den Anwendern unserer Software ein ausgereiftes und praxisnahes Trainingskonzept, die eggheads academy. Hier zeigen führende Produktexperten, wie Sie unsere Software effektiv nutzen und sich so im Handumdrehen Zeit für die wichtigen Dinge verschaffen: Die Entfaltung Ihrer Produktdaten.

Don´t:
Eine kurze Ankündigung im Unternehmen, das eine neue Software eingeführt wird.

Do:
Informieren Sie dringend Ihre Mitarbeiter frühzeitig und kommunizieren Sie so transparent wie möglich. Für Mitarbeiter spielen die dahinterliegenden Gründe, also das “Warum”, eine große Rolle. Stellen Sie die Ziele vor und verdeutlichen Sie der Geschäftsführung sowie der gesamten Belegschaft, warum Sie sich für die Einführung der Software entschieden haben und machen Sie deutlich: Diese Lösung hat Einfluss auf übergeordnete Unternehmensziele und wird für mehr Transparenz sorgen und den Informationsfluss im gesamten Unternehmen erhöhen.

Überzeugen Sie Ihre Mitarbeiter, Kollegen und Führungskräfte, dass die Einführung einer neuen Software einen positiven Effekt auf ihren Arbeitsalltag haben wird. Um Ihnen eine Hilfestellung dabei zu geben, haben wir in unserem Blogbeitrag „Stakeholder von einer PIM-Software überzeugen – so einfach kann’s gehen“ einige hieb- und stichfeste Argumente gesammelt, die selbst den kritischsten Skeptiker auf Ihre Seite bringen. Schauen Sie mal rein.

Ganz wichtig: Stellen Sie ausreichend Schulungsmöglichkeiten und -materialien zur Verfügung. So fühlen sich Ihre Mitarbeiter stärker involviert und motiviert, die neue Software zu nutzen.