PIM und ERP: Die Traum-Kombi für reibungslose Prozesse

Mit PIM und ERP die täglichen Herausforderungen effizienter meistern

Kennen Sie das? Wegen einer Anfrage seitens der Kundschaft oder des Handels benötigen Sie bestimmte Daten zu einem Ihrer Produkte. Und schon wird es problematisch: Denn es gibt nicht den einen Datentopf, in den Sie „greifen“ können. Es gibt viele verschiedene Töpfe, die alle unterschiedliche Datenstände aufweisen. Nun geht die mühselige Suche nach den richtigen Produktdaten los – sowohl in unterschiedlichen Systemen, Tabellen, PDF-Dokumenten als auch in verschiedenen Abteilungen.

Dabei verfügt Ihr Unternehmen über ein Enterprise-Resource-Planning-System, kurz ERP. Dort finden Sie aber nur einen Teil der benötigten Daten und Produktinformationen. Mehrere Bilder, zusätzliche Dokumente wie Datenblätter und Videos sowie ausführliche Beschreibungstexte – und diese auch noch in verschiedenen Sprachen – liegen nicht im ERP vor und werden meist von unterschiedlichen Teams und Mitarbeiter:innen im Unternehmen in eigenen Dateien und Verzeichnisstrukturen verwaltet.

Müssen dann noch verschiedene Plattformen, der eigene Webshop und/oder die Website, Kund:innen und Handel mit unterschiedlichen Datenformaten beliefert werden, bedeutet dies enormen manuellen Aufwand mit einer meist schlechten Qualität der Daten und dazu noch unter hohem Zeitdruck. Kanal- oder zielgruppenspezifische Daten sind oft nur ein Traum.

Trifft das auf Ihre aktuelle Situation zu?

• Sie müssen schnell und effizient Daten in verschiedenen Kanälen verteilen, für verschiedene Zielgruppen und multichannel in:
  • E-Commerce-Systeme,
  • Content-Management-, Cross-Media-Publishing-Systeme oder
  • Enterprise-Content-Management-Systeme.
• Sie müssen flexibel auf die täglich neuen Anforderungen von Kund:innen und verschiedenen Märkte reagieren.
• Die Produktion eines Katalogs bindet zu viele Ressourcen über einen zu langen Zeitraum.
• Die Qualität der von Ihnen bereitgestellten Daten ist unzureichend.
• Eine schnelle und einfache Aktualisierung von Website, Webshop, Onlineportalen und Marktplätzen oder anderen E-Commerce-Kanälen ist nicht möglich.

Ihre Probleme sind dabei:

• Es gibt viele verschiedene Datensilos im Unternehmen.
  • Daten aller Mitarbeiter:innen selbst organisiert
  • Produktdaten im Unternehmen verstreut
  • Unterschiedliche Wissensstände und keine Single Source of Truth
  • Lückenhafte Produktdaten
• Daten liegen in ungeeigneter Form, z. B. in Excel-Tabellen vor.
• Ausleitungen/Lieferung von Daten bedeuten viel manuelle Arbeit.
• Die Aktualisierung von Daten benötigt sehr viel Zeit.
• Die Datenqualität der gelieferten Daten ist nicht immer ausreichend.
• Auf kurzfristige, spezifische Anforderungen eines Kommunikationskanals kann nicht oder nur unzureichend reagiert werden.

Sie haben sich in einem oder mehreren dieser Punkte wiedergefunden? Dann haben wir eine gute Nachricht für Sie. Denn die Lösung kann ganz einfach sein: Eine Kombination aus PIM und ERP.

Unterschiede, die sich perfekt ergänzen: Abgrenzung von ERP- und Produktdaten

Schauen wir zunächst auf die Aufgaben in einem Unternehmen, die ein ERP abdecken muss. Allgemein gesagt gehören die Planung, Steuerung und Verwaltung von Personal und Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel und Material zu den Kernaufgaben eines ERP-Systems. In Bezug auf Produktinformationen lassen sich die Funktionsbereiche wie Materialwirtschaft, Produktion, Einkauf, Marketing und Verkauf daraus ableiten. Eine erste Schnittmenge zu einen PIM-System zeigt sich, wenn es um Stammdatenverwaltung und Produktdatenmanagement geht.

Ein ERP muss in der Regel 100 Prozent verfügbar sein und rund um die Uhr laufen. Um diese Verfügbarkeit gewährleisten zu können wird es schlank gehalten. Die Daten werden in flachen Strukturen abgelegt und sind auf eine gewisse Breite an Produktinformationen beschränkt.

In einem PIM-System liegt der Fokus auf der Verwaltung von Produktinformationen. Dazu zählen u. a. Produktinformationen wie Beschreibungen, Abmessungen, Farben und technische Eigenschaften, aber auch Informationen, die für Ihr Marketing relevant sind, wie verschiedene Texte oder Media Assets wie Datenblätter, Fotos und Videos. Meist entstehen die Informationen nach und nach während des Lebenszyklus. Hier ist es hilfreich, Unterstützung vom jeweiligen System zu erhalten. Der Feinschliff von Produktdaten erfolgt schließlich über den Veredelungsprozess im PIM, der im Idealfall durch Rollen, Standards und Richtlinien zur Datenqualität führt. Dabei gilt es in den jeweiligen Kanälen oder Kontexten die richtigen Informationen auszuspielen.

Diese Abbildung verdeutlicht: Daten sind nicht gleich Daten. Im blauen Bereich sind alle ERP-Daten aufgeführt, im Roten die Produktdaten. Dies zeigt, dass beide Systeme unterschiedliche Zwecke erfüllen, obwohl sie Überschneidungen haben. Daher gilt es klar Prozesse zu unterscheiden und zu definieren, welches System welche Datenhoheit hat. So vermeiden Sie eine doppelte Datenpflege.

Und wenn das ERP-System an seine Grenzen stößt?

Doch warum kann diese Anforderung nur durch ein PIM-System abgedeckt werden? Warum reicht das ERP nicht für das Management aller Daten aus? Die Antwort liegt auf der Hand: Gerade bei der Ausleitung von kanalspezifischen Informationen stoßen Sie mit einer flachen Struktur schnell an Ihre Grenzen. Eine PIM-Lösung bietet Möglichkeiten, Daten und Datenstrukturen je Kanal aufzubauen und zielgruppenspezifischen Content dort zu pflegen, wo er benötigt wird. Ständig ändernde Anforderungen am Markt zwingen das Contentmanagement regelrecht sich diesem anzupassen. Dies kann dann in dem einzelnen Kanal stattfinden, ohne die Datenbasis zu verändern. Ist kein PIM vorhanden, muss der gesamte Ausleitungsprozess manuell stattfinden – und das ist eine Menge Arbeit.

Hinzu kommt, dass Content in unterschiedlichen Sprachen verwaltet und gepflegt werden soll. Auch hier unterstützt ein PIM prozessgesteuert die Übersetzung. Ob dabei auf die Standardfunktion zurückgegriffen werden soll oder die Anbindung einer Übersetzungssoftware notwendig ist, kann im Nachgang geklärt werden.

Das PIM-System als zentrale Datendrehscheibe

Eingangskanäle für ein PIM-System:

• ERP-System wie SAP, Infor, Sage, Navision, Dynamics
• CRM-System
• Lieferantendaten
• Translation-Memory-System (TMS)
• Product-Lifecycle-Management (PLM)
• Product-Data-Management (PDM)
• Master-Data-Management-System (MDM)

Ausgangskanäle:

• E-Commerce-Plattform
• elektronische Kataloge wie eClass, ETIM, ARGE
• Master-Data-Management-System (MDM)
• App
• Print-Katalog
• Social Media
• Marktplätze wie Amazon, OTTO, etc.
• Website

Das PIM bezieht seine notwendigen Daten aus unterschiedlichen Systemen – ob aus CRM-, SAP- oder anderen ERP-Systemen. Aus allen Eingangskanälen werden die Daten im PIM aufgenommen, zentralisiert, veredelt und bearbeitet.

Und dann wird es richtig spannend: Denn nach der einfachen und zentralen Datenpflege können alle Informationen per Klick in die richtigen Kanäle verteilt werden. So wird aus dem Traum von kanal- und zielgruppenspezifischen Daten im Handumdrehen Realität.

PIM und ERP – das Beste aus beiden Welten

Die ideale Kombination aus ERP-System und PIM-System bietet Ihnen die optimale Lösung für Ihre täglichen Herausforderungen.

ERP-System:

• Ist führend in der Artikelanlage
• Verwaltet und liefert die technischen Daten
• Hält Bewegungsdaten vor

PIM-System:

• Mit prozessgesteuerter Datenpflege und Übersetzungen
• Aktuelle Produktinformationen über Abteilungen hinweg
• „Single-Source-of-Truth“ für die Produktdaten
• Einfache und schnelle Ausleitungen in verschiedene Kanäle mit spezifischen Informationen:
  • Kataloge
  • Websites
  • Shops
  • Kundenspezifische Plattformen und Auslieferungen
• Zielgruppenspezifische Daten können einfach vorgehalten und ausgespielt werden
• Kontextbezogene hohe Datenqualität
• Minimaler Aufwand