Effizient und automatisiert: Translation Management direkt im PIM

Was können Übersetzungsprozesse im PIM mit und ohne Translation-Management-System leisten?

Tagtäglich internationalisieren und lokalisieren Unternehmen Textinhalte aller Art – ob für Produkte oder Dienstleistungen, ob Informationsangebote an B2B-Zielgruppen oder B2C-Kund:innen. Ob abteilungsübergreifend als interne Datenblätter oder kanalübergreifend als publizierte Werbetexte, von Printkatalogseiten bis hin zu digitalen Kanälen wie Onlineshops oder Apps mit Multimedia-Content.

Die Lösung, um diese bunte Vielfalt an Inhalten optimal zu verwalten, bietet ein zentrales Product-Information-Management (PIM). Hier führen Benutzer:innen alle Daten und Produkttexte einheitlich zusammen, verarbeiten diese weiter und spielen sie im Anschluss in alle relevanten Zielkanäle aus. Einerseits bieten viele PIM-Systeme integrierte Funktionen für Übersetzungsmanagement. Doch andererseits sind auch übersetzungsrelevante Texte im Unternehmen in Umlauf, die nur indirekt etwas mit Produktdaten zu tun haben. Für Übersetzungen aller Art gibt es deshalb Translation-Management-Systeme (TMS).

Bei Überschneidungen zwischen Content Management und Translation Management stellt sich die Frage: Kann ein PIM mit vollintegrierten Übersetzungsfunktionen nicht sogar ein TMS-Tool ersetzen? Wie steht es mit der Alternative, übersetzungsrelevante Texte an freiberufliche Übersetzer:innen oder Übersetzungsagenturen auszulagern? Ist vielleicht sogar eine Kombination möglich – und wenn ja, wie ist es dann um Datenaustausch und Zusammenarbeit bestellt?

Nicht zuletzt ist der Übersetzungsprozess einer der wesentlichen Kostenpunkte, wenn es um die Erstellung von Inhalten geht. Selbst dann, wenn die Produktkommunikation in Ihrem Unternehmen nur auf Deutsch und Englisch stattfindet. In diesem Blogpost wollen wir deshalb die Synergie zwischen PIM und Translation Management aus der Sicht des großen Ganzen analysieren.

Wie funktioniert Translation Management und was ist eine Translation Memory?

In der Übersetzungspraxis können Sie auf eine große Auswahl digitaler Hilfswerkzeuge setzen, der sogenannten Computer-Assisted Translation (CAT): Der Mensch übersetzt, dabei leisten Rechtschreib-/Grammatikprüfung, Online-Wörterbücher und fachspezifische Terminologie-Listen Hilfestellung. Bei einer Systemlösung wie dem Translation-Memory-System werden die Vorteile aller Hilfsmittel vereint und in einem zentralen CAT-Tool zusammenführt. Genauso, wie ein PIM alle Prozesse rund um die Produktdaten bündelt.

Zugleich wird TMS-Software auch synonym als Translation-Memory-System bezeichnet. Was steckt also hinter dem Wort „Memory“? Das System speichert bzw. merkt sich wortwörtlich alle übersetzten Texte in allen Sprachpaaren. Hierbei handelt es nach dem Prinzip der „segmentbasierten Übersetzung“: Fließtexte werden in die kleinstmöglich semantisch sinnvolle Einheit untergliedert, und zwar in Sätze. Dabei wird automatisch eine Verknüpfung zwischen dem Satz in der Ausgangssprache und der übersetzten Zielsprache als Sprachenpaar erstellt („alignment“). Zusätzlich merkt sich das System auf Wortebene alle unternehmenseigenen Fachbegriffe. Das hat folgenden Grund: Arbeiten Übersetzer:innen im integrierten Text- und Übersetzungseditor an neuen Texten, so vergleicht das System automatisch alle zu übersetzenden Sätze mit allen jemals übersetzten Sätzen in der Datenbank. So werden beim Übersetzen passende Übersetzungs- und Terminologievorschläge direkt in Echtzeit angezeigt.

• „100 Prozent Match“: Der zu übersetzende Satz liegt bereits 1:1 übersetzt vor
• „Fuzzy Match“: Der Begriff kommt aus der TMS-Umgebung und bedeutet, dass der zu übersetzende Satz teilweise mit einem bereits übersetzten Satz übereinstimmt. In einem PIM wird häufig eine prozentuale Darstellung verwendet, so behalten Sie immer perfekt im Blick, inwieweit Ihr Content mit bereits übersetzten Inhalten übereinstimmt.

Übersetzer:innen haben nun ein leichtes Spiel. Vorschläge werden gesichtet und auf Knopfdruck übernommen – je nach Anwendungsfall kann der Text noch fertig übersetzt oder an den Kontext angepasst werden. Das System merkt sich auch die neu übersetzten Sätze für alle künftigen Projekte. So entsteht ein multilingualer Textkorpus, bestehend aus allen Daten und Texten in Ihrem Unternehmen.

Hauptvorteile eines TMS-Tools für PIM

Die Vorteile des Translation-Management-Systems liegen klar auf der Hand: Schon die segmentbasierte Übersetzung mit automatischen Übersetzungs- und Terminologievorschlägen hat einiges zu bieten …

• Schnelle und effiziente Übersetzungsprozesse
• Vermeidung von Wiederholungen
• Konsistente Ansprache von Kunden:innen und Sicherung der Corporate Language
• Zusammenarbeit und Arbeitsteilung bei der Textbearbeitung
• Erstellung maschineller Übersetzungen zur Weiterbearbeitung durch Übersetzer:innen im Post-Editing

Die Kostenersparnis multipliziert sich bei der Erstellung verschiedener Textvarianten für verschiedene Zielgruppen auf verschiedenen Zielplattformen – und potenziert sich für jede relevante Übersetzungssprache.

Neben den Übersetzungsfunktionen decken einige Translation-Management-Systeme auch den gesamten benutzerdefinierten Übersetzungsworkflow ab, von der Auftragserstellung bis zur Abrechnung auf Basis der benötigen Zeit oder der Wortmenge. So zentralisiert das Translation Management alle Funktionen und Prozesse rund ums Lokalisieren von Content – nicht aber das Internationalisieren. Deshalb arbeiten Übersetzungsagenturen mit Tools wie TMS.

PIM als Lösung für Übersetzungsprozesse – ohne TMS?

Auch beim PIM handelt es sich um eine umfassende Systemlösung: Bereits im Rahmen der Datenanalyse für das PIM-Implementierungsprojekt werden alle Produktmerkmale von den Sortimenten und Artikeln Ihres Unternehmens ausführlich auf Übersetzungsrelevanz geprüft. Spracheinstellungen sind ein wesentlicher Bestandteil des unternehmenseigenen Datenmodells, das von den PIM-Nutzer:innen eingerichtet und gepflegt wird. Je nach Datenmodell des Unternehmens sind dies nicht nur übersetzungsrelevante Produkt- und Dienstleistungsdaten, sondern zum Beispiel auch Lieferantendaten. Ein PIM schafft so das ideale Datenfundament für alle sprachabhängigen Anwendungsfälle wie etwa die Internationalisierung eines Produktportfolios.

Eine weitere Grundbedingung ist das regelmäßige Erstellen von Übersetzungsaufträgen für Daten und Inhalte. In der Industrie spricht man hier vom Übersetzungsmanagement: Übersetzungsmanager:innen sichten übersetzungsrelevante Inhalte, definieren Übersetzungsprojekte und begleiten diese bis zur Qualitätsprüfung.

Auch was das Sichten von übersetzungsrelevanten Texten aller Art anbelangt, sitzen Sie mit einem zentralisierenden PIM als „Single Source of Truth“ direkt an der Quelle. Mit ausführlichen Suchfunktionen auf Basis benutzerdefinierter Suchkriterien durchsuchen Übersetzungsmanager:innen mit ein paar Klicks den gesamten Datenbestand im PIM zum Beispiel auf unübersetzte Merkmale an tatsächlichen Produkten oder suchen nach Übersetzungen, deren automatisch berechneter Datenqualitätsindex unter dem Mindestwert liegt.

Auf Grundlage einer selektierten Menge Datenobjekte als Suchergebnis kann abschließend direkt im PIM ein Übersetzungsprojekt angelegt werden. Dies umfasst Parameter wie das Sprachpaar, die nähere Einschränkung tatsächlich zu übersetzender Inhalte relevanter Datenobjekte, Fälligkeitsdatum und verantwortliche Übersetzer:innen. Solche Projekte können dann im Rahmen des integrierten Workflows im PIM wahlweise direkt im Texteditor des Systems übersetzt oder ausgelagert werden, egal ob durch das interne Translation-Management-System oder externe Übersetzungsagenturen.

Bei Abschluss des Projekts weiß das PIM genau, welche übersetzten Datensätze zu welchen Merkmalen gehören und speichert diese direkt am Datenobjekt. Es ist ein rundum lückenloser Prozess.

Kurz gesagt: Die PIM-Software ist bereits eine hervorragende Übersetzungsmanagement-Lösung für Daten aller Art. Einige PIM-Lösungen bieten sogar ein eigenständiges Softwaremodul für solche Übersetzungsfunktionen. Ohne Anbindung an ein TMS müssen Inhouse-Übersetzer:innen hier auf die oben beschriebene Computer-Assisted Translation (CAT) als alternatives Hilfswerkzeug zurückgreifen – gute CAT-Tools sind oft lizenz- und kostenfrei. Translation Memories zählen zwar zu den kostenpflichtigen CATs, sind aber deshalb noch lange nicht für die Katz.

Synergie zwischen PIM und Translation Management

Betrachten wir abschließend die PIM-plus-TMS-Synergie genauer. PIM-Lösungen sind explizit dafür konzipiert, alle Daten des Unternehmens systematisch zusammenzuführen. Daher stellt auch die Anbindung von Drittsystemen kein Problem dar – egal ob Translation- oder Content-Management-System. Der Datenaustausch wird durch das standardisierte „XLIFF“-Datenformat gewährleistet – damit ist auch der Datenaustausch mit externen Übersetzungsagenturen eine sichere Alternative. Spezialisierte PIM-Lösungen können sogar die Übersetzungs- und Terminologievorschläge in Echtzeit aus der Translation Memory abgreifen und direkt innerhalb der Texteditoren in der grafischen Benutzeroberfläche des PIM anzeigen; umgekehrt können im PIM angefertigte Übersetzungen auch an das TMS übertragen werden. Features solcher Art basieren auf konventionellen „REST“-Schnittstellen, welche Translation-Management-Systeme im Standard mit enthalten.

Nicht zuletzt profitieren auch die Content-Ersteller:innen und Marketers, die im PIM arbeiten. Sie können Übersetzungs- und Terminologievorschläge für ihre Ausgangstexte direkt in den Text-Editoren der PIM-Software einsehen. So können Texte bereits während der Erstellung internationalisiert werden. Nutzen Sie ein PIM mit Publikations- bzw. DTP-Funktionen, so können Sie abschließend benutzerdefinierte Templates als Publikationsvorlagen für relevante Zielplattformen erstellen, um diese automatisch auf Knopfdruck mit dynamischen Inhalten zu füllen – und zwar in jeder im System gepflegten Datensprache. Steht dann der neue Content-Zyklus an, können Sie diese Templates wiederverwerten und bei Bedarf pro Sprachvariante zielgruppenorientiert individualisieren. So können Unternehmen physische und digitale Kanäle international in mehr als 30 Sprachen mit unserem PIM-System, der eggheads Suite, beliefern.