Aufbruch in die Cloud: SaaS-PIM als Schlüssel zum digitalen Produkt­­daten­­management

SaaS-PIM: Effiziente Datenpflege ohne hohe Investitionskosten

In der heutigen Geschäftswelt, in der digitale Produktdaten auf verschiedenen Online-Marktplätzen, in Länder-Webshops und Produktdaten-Feeds veröffentlicht werden, ist eine zentrale Datenhaltung und -pflege von entscheidender Bedeutung. Hier kommen Product-Information-Management-Systeme (kurz PIM) ins Spiel. Mit diesen leistungsfähigen Werkzeugen lassen sich Produktdaten effizient verwalten und optimieren. Funktionen wie Workflows erleichtern das gemeinsame und kollaborative Arbeiten an den Produktdaten und -informationen, während die Produktdatenklassifizierung den unternehmensübergreifenden Datenaustausch verbessert. Es gibt viele gute Gründe, in ein PIM-System zu investieren. Viele Unternehmen schrecken jedoch aufgrund der mit solchen IT-Projekten verbundenen Risiken mit hohen Lizenzkosten in der Größenordnung von mehreren zehn- bis hunderttausend Euro zurück.

Die gute, alte On-Premise-Welt

Traditionell wird Unternehmenssoftware wie ein PIM- oder auch ein ERP-System On-Premise (kurz: onPrem) erworben. Bei solchen Modellen zahlen Unternehmen in der Regel einmalig – meist hohe – Lizenzkosten. Hinzu kommen jährliche Kosten für Updates, Wartung, Support sowie Kosten für das Einführungsprojekt. Die Software wird meist in der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur betrieben, was natürlich ein Betriebsaufwand ist und damit Betriebskosten verursacht.

Der Grund, warum sich viele Unternehmen trotz hoher Investitionskosten häufig für das On-Premise-Modell entscheiden und dieses bevorzugen, liegt in einem klaren Vorteil, der nicht außer Acht gelassen werden sollte: Mit dem On-Premise-Lizenzmodell bleiben Unternehmen weitgehend unabhängig vom Softwarehersteller.

Ein geschäftskritisches System wie ein PIM kann auch dann weiter genutzt werden, wenn das Produkt zum Beispiel nicht mehr weiterentwickelt wird. Selbst im Falle einer Insolvenz des Softwareherstellers bleibt der Betrieb zunächst unbeeinträchtigt. Das gilt zumindest in der Theorie. In der Praxis bieten jedoch weder der eigene Betrieb noch Schutzmechanismen wie der Quellcode-Escrow(¹) eine hundertprozentige Sicherheit vor dem Ausfallrisiko.

Selbst mit dem Zugriff auf den Quellcode einer Fremdsoftware ist eine eigenständige Weiterentwicklung aufgrund des enormen Einarbeitungsaufwands nahezu unmöglich. In einem solchen Szenario sollten sich die betroffenen Unternehmen schnellstmöglich nach einer alternativen Lösung umsehen. Der Eigenbetrieb bietet nur eine begrenzte Übergangszeit.

(¹)Quellcode-Escrow bezeichnet eine spezielle Softwareschutzlösung, die dafür entwickelt wurde, den Quellcode einer kritischen Softwareanwendung zu speichern und entsprechend der vertraglich festgelegten Bedingungen Zugang zu ermöglichen, sollte die Wartung der Software anderweitig nicht mehr gesichert sein.

Auftritt SaaS: Die risikoarme Alternative von On-Premise

„Software as a Service“, auch bekannt als SaaS, ist ein zunehmend beliebtes alternatives Lizenz- und Betriebsmodell, das die Vorteile der digitalen Welt nutzt. Das SaaS-Modell unterscheidet sich in fünf wesentlichen Punkten von On-Premise:

1. Softwarebetrieb
Der wesentlichste Unterschied liegt im Betriebsmodell. Bei einer SaaS-Lösung wird das System in der Regel nicht vom Unternehmen selbst betrieben, sondern vom Softwarehersteller oder einem seiner Partner. In diesem Zusammenhang spricht man auch von einem „cloudbasierten Betrieb“ oder einfach „Cloud“. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, die IT-Infrastruktur bereitzustellen, Hardware zu ersetzen, die Software zu installieren und den Betrieb sowie Back-ups zu überwachen.

2. Kosten
Bei einem Software-as-a-Service-Modell müssen keine hohen Anfangsinvestitionen getätigt werden. Statt hoher Einmalkosten fallen regelmäßige Zahlungen für die Nutzung der SaaS-Lösung an. Denn SaaS-Anbieter (sogenannte SaaS-Vendoren) „verkaufen“ ihre Software nicht, sondern erheben ein regelmäßiges Nutzungsentgelt (sogenanntes „Subscription-based Pricing“). Darin sind Lizenznutzung, Betrieb, Wartung und Support enthalten.

3. Updates
Bei Software-as-a-Service-Lösungen übernimmt der Anbieter die Verantwortung für Updates, so dass sich das nutzende Unternehmen nicht mehr darum kümmern muss. Diese Updates werden automatisch und für die Nutzer:innen nahezu unbemerkt bereitgestellt. Oftmals können in der Cloud auch neue Funktionen deutlich schneller eingeführt werden, da der aufwendige Verteilungsprozess an die Kund:innen entfällt. Zu beachten ist jedoch, dass bei solchen Modellen in der Regel das Mitspracherecht darüber, wann und wie Updates durchgeführt werden, entfällt.

4. Service
SaaS-Anbieter sind bestrebt, ihrer Kundschaft ein umfassendes Servicepaket anzubieten, das sie bei der Bewältigung ihrer geschäftlichen Herausforderungen bestmöglich unterstützt. Gerade bei einem PIM-System ist ein erstklassiger Service besonders wichtig. Denn so erhält die Kundschaft nicht nur ein leistungsfähiges System, sondern auch die Garantie, dass das Unternehmen das PIM-System optimal nutzen kann, um ein effizienteres und digitales Produktdatenmanagement, eine bessere Datenqualität und eine nahtlose Zusammenarbeit in den Vertriebskanälen zu erreichen.

5. Skalierbarkeit
Gerade für E-Commerce-Marken, die klein anfangen und schrittweise wachsen und expandieren, ist ein skalierbares PIM-System von großem Vorteil. Eine Cloud-basierte PIM-Lösung ermöglicht eine nahtlose Skalierung, ohne dass zusätzliche Server oder Software erworben werden müssen. Cloud-PIM-Lösungen können durch Upgrades einfach an wachsende Geschäftsanforderungen angepasst werden, ohne dass das Unternehmen zusätzliche Serverkapazitäten beschaffen oder weitere IT-Expert:innen einstellen muss.

SaaS-PIM: Flexibles und effizientes Produktdatenmanagement in der Cloud

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass SaaS-Angebote im Vergleich zu On-Premise-Lösungen ein geringeres Investitionsrisiko aufweisen. Die Notwendigkeit, teure Einmallizenzen zu erwerben, eine IT-Infrastruktur aufzubauen und die Software zu installieren, entfällt bei einem SaaS-Modell. Unternehmen, die sich für eine PIM-Lösung aus der Cloud entscheiden, können also sehr schnell loslegen. Das Investitionsrisiko hängt allerdings von der Mindestvertragslaufzeit ab. Einige Anbieter ermöglichen eine monatliche Kündigung, so dass eine einmal getroffene Entscheidung bei Unzufriedenheit schnell revidiert werden kann. Diese Flexibilität reduziert das Risiko und gibt Unternehmen die Möglichkeit, ihre Strategie anzupassen. Andererseits hat das On-Premise-Modell den großen Vorteil, dass die Nutzer:innen unabhängig vom Softwarehersteller bleiben. Dies tut der wachsenden Beliebtheit von Cloud-Lösungen jedoch keinen Abbruch.

Cloud-Native-PIM: Eine smarte Entscheidung für Ihr Unternehmen

Aufgrund der steigenden Nachfrage nach SaaS- und Cloud-Softwareprodukten bieten heute auch viele Hersteller von PIM-Systemen ihre Produkte zunehmend als Software-as-a-Service bzw. als Cloud-Lösung an. Dies führt auf den ersten Blick zu einer großen Auswahl an PIM-Systemen in diesem Softwaresegment. Bei der Auswahl der richtigen Software ist jedoch Vorsicht geboten, da viele dieser Systeme ursprünglich als On-Premise-Lösungen entwickelt und später in die Cloud migriert wurden. Solche Softwarelösungen nutzen oft nicht das volle Potenzial der Cloud. Dies kann zu Performance- sowie Skalierungsproblemen und höheren Betriebskosten führen, die möglicherweise auch an die Kund:innen weitergegeben werden. Es ist daher ratsam, diesen Aspekt bei der PIM-Auswahl zu berücksichtigen.

Um die bestmögliche Lösung zu finden, sollten Unternehmen nach PIM-Systemen Ausschau halten, die von Grund auf für die Cloud entwickelt wurden. Diese Systeme bieten nicht nur technische Zukunftssicherheit, sondern auch eine optimale Nutzung der Cloud-Vorteile. Mit einer Cloud-nativen Lösung können Unternehmen ihre Produktdaten effizient optimieren und ihr Geschäftswachstum vorantreiben.

Sie wollen mehr über die Möglichkeiten einer cloudbasierten PIM-Lösung erfahren?
Dann werfen Sie doch einen Blick auf unsere Seite zu den Funktionen der eggheads Suite und finden Sie heraus, wie Sie Ihr Unternehmen mithilfe unserer PIM-Lösung auf die nächste Stufe bringen können!