Die Fantastischen Fünf: ERP, WaWi, CRM, CMS und PIM

ERP, WaWi, CRM, CMS und PIM – worin bestehen Gemeinsamkeiten und Unterschiede?

Kommt Ihnen manchmal das Lied „MfG, mit freundlichen Grüßen“ der Fantastischen Vier in den Sinn, wenn Sie sich mit Software rund um die Verwaltung und Organisation Ihres Angebots beschäftigen? Oder beschäftigen müssen? Wir können das gut verstehen. Lauter Abkürzungen, aneinandergereiht und gerappt. Der Song erinnert an das, was einem bei der Tool-Recherche ständig begegnet: „WaWi, CRM und ERP – CMS, PIM ojemine!“ Man möchte direkt mitsingen.

Versuchen wir, das Ganze etwas greifbarer zu machen. Welches Kürzel steht eigentlich wofür? Welche Software leistet was? Die Sache mit den Abkürzungen ist schnell geklärt: WaWi steht für Warenwirtschaft, ERP für Enterprise Ressource Planning. CRM ist die Abkürzung für Customer-Relation-Management und CMS für Content-Management-System. Und PIM steht für Product-Information-Management.

Wie die einzelnen Systeme funktionieren, können wir uns an einem einzigen Artikel anschauen. Versuchen wir es mit einem Fahrrad. Stellen Sie sich Ihr eigenes Fahrrad vor oder eines, das Sie sich schon lange wünschen. Ganz egal. Wir wechseln auf die Anbieterseite: Welche Software kommt wann zum Einsatz, damit das tolle Bike, ob in Gedanken oder in der Wirklichkeit, in Ihre Hände übergehen kann? Sie kennen Ihre Rahmengröße, haben sich für Reifen, die Farbe und vieles mehr entschieden. All das ist relevant und es bedeutet: Es gibt eine Varianz in der Herstellung, bei der Lagerhaltung, in der Distribution und im Angebot. Und hier gibt es keine Abkürzungen, hier zeigen die jeweiligen Systeme, was sie draufhaben. Los geht’s!

Die ERP-Software

Haben Sie als Kund:in ein Fahrrad konfiguriert, werden im ERP die einzelnen Komponenten zusammengefügt. Daraus wird dann eine Bestellung mit den einzelnen Positionen erstellt. ERP-Lösungen kennen die Artikelnummern, die Einkaufspreise, die Nettopreise, die Staffelpreise, die Hersteller, eine Kurzbeschreibung. Also alle betriebswirtschaftlichen Informationen zu jeder Position. Die ERP-Software generiert aus Ihrer Bestellung den Liefer- und Versandschein sowie die Rechnung. Außerdem verwaltet sie alle Lieferanten- und Kundendaten.

Damit verbunden werden Auswertungen wie Verkaufszahlen, Gewinnanalysen, Lieferantenumsätze oder auch Umsatzanalysen und Bilanzen mit dem ERP-System erstellt. Das ERP-System konzentriert sich auf alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben Ihres Unternehmens. Die bekanntesten ERP-Anbieter sind SAP oder Microsoft Dynamics.

Das WaWi-System

Genau genommen ist das Warenwirtschaftssystem ein Teil eines ERP-Systems, das sich komplett um die Warenwirtschaft kümmert. Das Warenwirtschaftssystem kennt den Bestand und die Verfügbarkeit der Komponenten Ihres Fahrrades aus dem Beispiel oben und weiß, wo sich die Komponenten im Lager befinden. Es kann Mindest- und Maximalbestände steuern, Bestellvorschläge auslösen und weiß über die geplanten Eingänge Bescheid. Das Warenwirtschaftssystem identifiziert Ladenhüter und kann eine Lagerbewertung oder ganze Inventurlisten erstellen. All diese Informationen gibt es an das ERP-System oder den Onlineshop weiter. Der Vorteil für Sie: Sie sehen im Idealfall schon bei der Bestellung die Verfügbarkeit. Auch hier sind die bekanntesten Systeme SAP oder Microsoft Dynamics.

Das CRM

Mit einem Customer-Relationship-Management-System werden Kundenbeziehungen verwaltet. Es weiß zum Beispiel, dass Sie in der Vergangenheit bereits drei Fahrräder gekauft haben. Angenommen, Sie haben ein Damenrad, ein Herrenrad und ein Kinderlaufrad erstanden. Was liegt also näher, als Ihnen eine Werbung für ein Kinderfahrrad mit Stützrädern zu schicken? Denn Ihr Kind ist ja größer geworden. Oder Sie haben ein Ersatzteil bestellt. Ist Ihr Fahrrad also mittlerweile in die Jahre gekommen und es gibt gegebenenfalls ein neueres, attraktiveres Modell für Sie? Die CRM-Software kümmert sich folglich um die Kundenbeziehung zu Ihnen. Durch sie erhalten Sie gezielte Mailings und Werbung sowie Informationen zu Kundenevents. Gern genutzte CRM-Lösungen sind zum Beispiel die von Salesforce und HubSpot.

Das CMS

Ein Content-Management-System verwaltet alle Informationen zu Ihrem Fahrrad und seinen Komponenten auf einer Website oder in einem Onlineshop. Es erhält über Schnittstellen alle relevanten Daten aus dem ERP- und WaWi-System, wie zum Beispiel Preise und Verfügbarkeiten. Doch für den Webauftritt oder gar einen Onlineshop reichen diese Daten nicht aus. Was fehlt sind Bilder, technische Daten, Bedienungsanleitungen, Datenblätter und vieles mehr. Die Verwaltung dieser Daten für Webauftritte oder Onlineshops übernimmt das CMS-System. Hinzu kommen SEO-Texte, Verkaufsbanner, Seitenbilder und weiterer Content, der für einen Shop oder eine Webseite benötigt wird. Weit verbreitet sind hier Typo3 und WordPress.

Das PIM

Ein Product-Information-Management-System ist die Drehscheibe für alle Daten Ihres Fahrrades. Die PIM-Software enthält alle Informationen der Produktdaten. Aus dem ERP-System erhält es die Preise, aus dem WaWi-System gegebenenfalls die Verfügbarkeiten. Kurzum: Das PIM enthält alle Produktinformationen. Dazu gehören auch alle Bilder und Medien zu Ihrem Fahrrad und seinen Komponenten aus dem Beispiel oben: Detailbilder, Ambientebilder, 360-Grad-Bilder, Datenblätter, Bedienungsanleitungen inklusive aller Metadaten. Aber auch Produktbeschreibungen, SEO-Texte und technische Details zu den einzelnen Komponenten werden im PIM gesammelt und gepflegt. Darüber hinaus verfügt die PIM-Software über die Möglichkeit, Sprachen zu verwalten, unterstützt also die Datenpflege mit Übersetzungsfunktionen. Damit haben Sie bereits vonseiten des Systems Unterstützung bei der Bedienung eines internationalen Marktes. Zudem unterstützt das PIM Sie mit Workflows in den Prozessen der Datenpflege und Publikation Ihrer Daten in die angebundenen Systeme – dazu gehören auch Print-Publikationssyteme zur Erstellung von Katalogen oder Flyern. Diese können durch die Anbindung an das PIM-System auch noch kurz vor der Druckfreigabe aktualisiert werden. Damit ist sichergestellt, dass alle Preise richtig und aktuell sind – und das ohne lange Korrekturläufe.

Bringen Sie Ihre Produktdaten auf Kurs

Das PIM-System verteilt als Datendrehscheibe alle Informationen an die angeschlossenen Systeme. Vor allem an CMS- oder Shop-Systeme oder an die Website. An das ERP-System wird die Kurzbeschreibung und der Artikelname, evtl. noch ein Vorschaubild gesendet. So können Unternehmen ihre Produktdaten effektiv und effizient verwalten und das Beste aus ihnen herausholen. Und es stellt sicher, dass die Daten immer aktuell und jederzeit verfügbar sind. Kurzum: Das PIM verbindet nahtlos die verschiedenen Systeme wie ERP, WaWi, CRM und CMS.

Fahrräder, Farben und Lacke, Urlaube, Teppiche, Mode, ganz egal, was Sie im Angebot haben: Diese fantastischen fünf Systeme helfen Ihnen auf der spannenden Reise zu Ihren Kundinnen und Kunden. Durch eine strategisch-smarte Integration dieser hilfreichen Systeme in Ihre Geschäftsprozesse können Sie Ihre Kund:innen mit passgenauen und relevanten Informationen versorgen und ihnen so ein noch besseres Einkaufserlebnis bescheren. Summen Sie mit, wenn jemand das nächste Mal mit Abkürzungen um sich wirft, die Ihr Business in den richtigen Takt bringen werden. Dann heißt es: WaWi, CRM und ERP – CMS, PIM es ist ok!