Product Information Management: Durchblick im Informationsdschungel

Die Rolle von PIM-Systemen im Product Information Management

Zur Umsetzung dieser Aufgaben stehen sogenannte PIM-Systeme zur Verfügung. Diese ermöglichen es Unternehmen, Informationen effizient zu verwalten und über verschiedene Vertriebskanäle wie Onlineshops, Marktplätze, Kataloge, mobile Apps und andere digitale Medien zu verteilen. Der Einsatz von PIM-Software stellt sicher, dass Ihre Produktinformationen konsistent, aktuell und korrekt sind, was zu einem verbesserten Kundenerlebnis, höheren Verkaufszahlen und mehr Umsatz führt.

Darüber hinaus ermöglichen PIM-Systeme die Personalisierung von Produktinformationen für verschiedene Zielgruppen und die Anpassung an unterschiedliche regionale Märkte, um die Customer Experience zu optimieren. Nicht zuletzt erleichtern sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen innerhalb eines Unternehmens wie Marketing, Vertrieb, Einkauf und Entwicklung, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten bei der Erstellung und Verwaltung von Produktinformationen auf dem gleichen Stand sind.

Welche Daten gehören in ein PIM?

Ein Product-Information-Management-System wird verwendet, um verschiedene Arten von Produktinformationen zu verwalten. Die spezifischen Daten, die in ein PIM fließen, können je nach den Anforderungen und Zielen eines Unternehmens variieren. Im Folgenden sind einige der häufigsten Datentypen aufgeführt, die in einem PIM erfasst und verwaltet werden:

Produktdaten: Dazu gehören grundlegende Informationen über ein Produkt, wie Artikelnummer, Produktname, Beschreibung, Eigenschaften, Abmessungen, Gewicht, Material, Farbe und andere Merkmale.

Technische Daten: Diese Art von Daten bezieht sich auf detaillierte technische Informationen zu einem Produkt, wie z. B. Abmessungen, Spezifikationen, Kompatibilität, Leistung, Energieeffizienz, Betriebsanforderungen und andere technische Details.

Bilder und Medien: PIM-Systeme enthalten in der Regel Bilder, Fotos und andere Medieninhalte, die für jedes Produkt relevant sind. Qualitativ hochwertige Bilder tragen dazu bei, die visuelle Präsentation der Produkte zu verbessern und die Aufmerksamkeit der Kund:innen zu gewinnen. In einigen Fällen kann die Anbindung an DAM-Systeme (Digital Asset Management) relevant sein.

Produktkategorien und -merkmale: Ein PIM kann Informationen über Produktkategorien und -merkmale enthalten. Dies ermöglicht Unternehmen, ihre Produkte in verschiedene Kategorien einzuteilen und Verknüpfungen zwischen ähnlichen oder verwandten Produkten herzustellen.

Übersetzungen: Für Unternehmen, die in verschiedenen Ländern tätig sind, sind Übersetzungen ein absolutes Must-have. In einem PIM-System werden alle übersetzten Produktinformationen und digitalen Assets für eine mehrsprachige Customer Experience bereitgestellt. Auch hier kann die Anbindung an spezialisiertere Softwarelösungen wie in diesem Fall Translation Management (TMS) hilfreich sein.

Was ist mit Preisinformationen und Lagerbeständen?
Auch diese Daten können in eine PIM-Software überführt werden, sollten aber in einer PIM-Lösung nur als reine Durchlaufdaten betrachtet werden. Die Datenhoheit liegt hier bei anderen Tools wie ERP-Systemen oder der Warenwirtschaft.

Die 6 Schritte des Product Information Management

1. Datenerfassung:

In der ersten Phase des PIM-Prozesses werden Produktinformationen aus verschiedenen Quellen gesammelt, darunter bestehende Datenbanken, Lieferanteninformationen und technische Spezifikationen sowie Daten aus ERP-, TMS- oder CRM-Systemen. Anschließend werden die Daten erfasst und für die Verarbeitung aufbereitet.

2. Datenbereinigung und -standardisierung:

Der nächste Schritt ist eine gründliche Bereinigung und Standardisierung der gesammelten Daten. Dabei werden Duplikate entfernt, fehlende Informationen ergänzt und alle Daten in ein einheitliches Format gebracht. Auf diese Weise wird ein hohes Maß an Konsistenz und Genauigkeit der Produktinformationen gewährleistet.

3. Organisation und Strukturierung der Daten:

Stellen Sie sich vor, Sie betreten ein gut sortiertes Geschäft. Alles ist übersichtlich, die Produkte sind nach Kategorien wie Produkttypen, Marken oder Attributen geordnet. Im Product Information Management geschieht genau das. Die Produktinformationen werden in einer hierarchischen Struktur organisiert − zum Beispiel nach Produkttypen, Marken oder Attributen. Das Schaffen einer klaren Struktur, die zu einem übersichtlichen Produktdatenmodell führt, vereinfacht die Verwaltung und Suche nach Produktdaten erheblich.

4. Datenanreicherung:

Um die Produktinformationen umfassend und aussagekräftig zu gestalten, werden in diesem Schritt weitere Informationen hinzugefügt. Indem Sie zusätzliche Informationen wie Produktbeschreibungen, technische Daten, Bilder, Videos, Anleitungen, Zertifikate und vieles mehr hinzufügen, erwecken Sie Ihr Produkt zum Leben und machen es für Ihre Kund:innen greifbarer. Durch die Anreicherung der Daten können Sie nicht nur Produkte präsentieren, sondern auch Geschichten dazu erzählen. Ihre Kund:innen können die Produkte in Aktion sehen, ihre Funktionsweise verstehen und Qualität mit eigenen Augen erleben.

5. Lokalisierung und Personalisierung:

Wenn Ihre Produkte neue Märkte erobern sollen, ist die Lokalisierung und Personalisierung ein entscheidender Schritt. Dabei werden beispielsweise Produktbeschreibungen an die jeweilige Landessprache angepasst, damit Ihre Botschaft vor Ort verstanden wird. Das ermöglicht Ihren Kund:innen, Ihre Produkte in ihrer bevorzugten Sprache zu entdecken. Neben der Mehrsprachigkeit können weitere Anpassungen und Spezifikationen für unterschiedliche Zielgruppen vorgenommen werden. Dies ermöglicht Ihnen eine zielgerichtete und effiziente Kommunikation.

6. Datenverteilung:

Sobald Ihre Produktinformationen perfekt aufbereitet und veredelt sind, ist es an der Zeit, sie auf den unterschiedlichsten Vertriebs- und Marketingkanälen zu präsentieren. Wie auf einem belebten Marktplatz, auf dem jeder Stand seine eigene Attraktion hat, werden Ihre Produktinformationen strategisch verteilt, um maximale Sichtbarkeit und Reichweite zu erzielen. Ihre Produkte werden in Onlineshops präsentiert, sie erscheinen auf beliebten Marktplätzen, wo potenzielle Käufer:innen nach den besten Angeboten stöbern. Gleichzeitig sind Ihre Informationen in elektronischen Katalogen sowie in Apps verfügbar, um Ihren Kund:innen ein nahtloses Einkaufserlebnis zu ermöglichen.

Wer profitiert von Product Information Management?

Eine Vielzahl von Unternehmen mit einem umfangreichen Produktangebot profitieren von PIM. Hier einige Beispiele:

Einzelhändler: Dank zentraler Datenhaltung und automatisierter Verteilung ihrer Produktdaten auf verschiedene Vertriebskanäle profitieren Einzelhändler von effizienteren und nahtlos ineinandergreifenden Prozessen. Zudem sorgt ein PIM-System für eine konsistente und einheitliche Darstellung aller Produktinformationen.

Großhändler und Distributoren: Die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Lieferanten und Produkten wird enorm erleichtert. Denn ein PIM sammelt, standardisiert und verwaltet die Produktinformationen und stellt deren Richtigkeit und Vollständigkeit entlang der gesamten Customer Journey sicher.

Hersteller: PIM ermöglicht die Organisation von Produktdatenbanken. Für alle Produktinformationen wird eine Single Source of Truth geschaffen. Dies verbessert die interne Zusammenarbeit und ermöglicht qualitativ hochwertige, konsistente Informationen für Vertriebspartner und Kund:innen.

E-Commerce-Unternehmen: PIM ist entscheidend für die effiziente Verwaltung und Präsentation von Produktdaten in Onlineshops. Mit einem PIM-System können diese ihre Produktinformationen zentralisieren, aktualisieren und anpassen, um ein reibungsloses Einkaufserlebnis und eine hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Unternehmen mit vielen Produktvarianten: PIM organisiert und strukturiert Produktinformationen, um alle Produktvarianten effektiv zu verknüpfen und über verschiedene Kanäle anzubieten. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit Produkten in verschiedenen Größen, Farben, Stilen etc.

Unternehmen mit konfigurierbaren Produkten: Product Information Management ermöglicht die einfache Strukturierung und Pflege von Daten, um sie Produktkonfiguratoren und CPQ-Systemen korrekt zur Verfügung zu stellen. Dadurch können relevante und korrekte Ergebnisse erzielt werden.

7 gute Gründe, warum Unternehmen in ein PIM-System investieren sollten

1. Produktinformationen effizient verwalten: Mit einem PIM-System lassen sich Produktinformationen zentral und strukturiert verwalten. Das spart Zeit und Ressourcen bei der Datenerfassung, -bereinigung und -verteilung.

2. Konsistente und präzise Produktkommunikation: Durch den Einsatz eines PIM-Systems stellt das Marketing konsistente und einheitliche Produktinformationen über alle Vertriebskanäle sicher, was das Markenimage stärkt und die Customer Experience optimiert.

3. Verbesserte Datenqualität: Mit einem PIM-System können Produktmanager:innen alle Daten in einer zentralen Quelle bereinigen, standardisieren und aktualisieren. Das Ergebnis: präzisere Produktbeschreibungen und lückenlose Merkmale.

4. Personalisierte Customer Experience: Ein PIM ermöglicht die zeit- und ressourcensparende Personalisierung von Produktinformationen für unterschiedliche Zielgruppen, um relevante und ansprechende Inhalte zu liefern und die Kundenbindung zu stärken. Der Traum vom zielgruppenspezifischen Content wird Wirklichkeit.

5. Effektives Channel Management: Mit einer PIM-Software können Marketingmanager:innen Produktinformationen auf verschiedenen Kanälen effizient verwalten und synchronisieren, um eine nahtlose Omni-Channel-Erfahrung zu gewährleisten.

6. Zeit- und Kostenersparnis: Automatisierte PIM-Aufgaben wie Datenerfassung und -verteilung reduzieren die manuelle Arbeit, beschleunigen die Time-to-Market und minimieren den Zeit- und Kostenaufwand.

7. Skalierbarkeit und Wachstum: Ein PIM ermöglicht die effiziente Skalierung von Produktdatenbanken und -informationen. Dadurch können die Platzierung neuer Produkte oder Sortimentserweiterungen schneller umgesetzt werden.