Unverzichtbare PIM-Funktionen, die Sie kennen sollten

Diese PIM-Funktionen optimieren Ihr Produktmanagement

Ein Product Information Management, kurz PIM, unterstützt Sie dabei Ihr Produktmanagement zu digitalisieren und Ihre Wettbewerbsstärke zu sichern. Das klingt vielversprechend, aber wie genau soll das gehen?

Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl an verschiedenen PIM-Systemen mit unterschiedlichen funktionalen Schwerpunkten. Aber welche Funktionen sind für welche Zwecke relevant? Welche Funktionen sind notwendig, um Sie dabei zu unterstützen, Ihre Produktkommunikation auf ein neues Level zu heben? Das sind wichtige Fragen, denen wir in diesem Blogbeitrag auf den Grund gehen. Bevor wir uns eingehend mit den elementaren PIM-Funktionen beschäftigen, gilt es erstmal eine ganz grundlegende Frage zu klären: Was ist ein PIM überhaupt und was kann es?

Definition: Was ist ein PIM?

Unter Product Information Management fällt die komplette Verwaltung aller Produktdaten und -informationen aus einem Unternehmen. Technisch wird das Produktinformationsmanagement von einem PIM-System umgesetzt. Ein PIM dient als zentrale Datendrehscheibe und wird an verschiedene Eingangssysteme (CMS, ERP, CRM) angebunden. Im PIM lassen sich alle Produktdatenprozesse realisieren: Daten beschaffen, verwalten, anreichern und ausspielen in unterschiedliche Marketing- und Vertriebskanäle. Sie wollen ganz genau wissen, was ein PIM ist? In unserem Beitrag „Was ist PIM?“ haben wir alle relevanten Informationen für Sie aufbereitet.

Eine PIM-Software können Sie sich als zentrale Plattform für all Ihre Produktdaten vorstellen – die Datendrehschreibe. Produktinformationen und Daten aus unterschiedlichen Eingangssystemen werden zentral gebündelt, gespeichert und können dann von unterschiedlichen Akteuren bearbeitet und in die relevanten Kanäle ausgespielt werden: in den Onlineshop, in Social-Media-Kanäle, Printkataloge, digitale Produktkataloge oder an Lieferanten und Reseller. Das schafft auf Anhieb Ordnung und sorgt für den nötigen Durchblick im gesamten „Daten-Dschungel“.

Eine PIM-Software hat mehrere Bestandteile, die sich aus den vielfältigen Anforderungen an das System ergeben. Die Software übernimmt die Arbeit vieler Akteure – der Allrounder für Ihre Produktdaten.

Wann ist ein PIM sinnvoll?

Viele Unternehmen haben für ihren innerbetrieblichen Produktionsprozess ein ERP-System wie Navision oder SAP im Einsatz. Weiterhin gibt es für das Produkt-Marketing oft diverse Web-Auftritte und unterschiedliche Printmedien, für die Produktdaten benötigt werden.

Ohne eine in die Softwarelandschaft des Unternehmens integrierte PIM-Software entstand in der Vergangenheit die Situation, dass die benötigten Daten für Web und Print in ineffizienten Prozessen erstellt und verwaltet wurden. Aus historischen Gründen wurden Print und Web oft auch getrennt betrachtet. Auch schon vorhandene Produktdaten aus dem Warenwirtschaftssystem wurden nur schlecht und umständlich berücksichtigt.

Um diese Systemlücke zu füllen und in diesem Bereich die Effizienz des Arbeitens deutlich zu steigern gibt es PIM-Systeme mit speziellen Funktionalitäten, die im Folgenden beschrieben werden.

Anforderungen an die Datenablage

Die Datenhaltung der Produktdaten und weiterer Metadaten für den Marketingprozess im Bereich Print und Web bildet die Grundlage einer PIM-Software. Dieses besitzt unterschiedliche Funktionalitäten und Ansprüche an die Datenablage und an die Datenhaltung. Tauchen wir an diesem Punkt doch etwas tiefer in die Materie ein und schauen uns das genauer an:

Abbildung komplexer Produktdatenstrukturen

Damit die Datenhaltung die Ansprüche erfüllen kann, ist die Abbildung komplexer Datenstrukturen notwendig. Hierzu zählen:

• Die Abbildung unterschiedlicher Objekte wie Produktgruppen, Produkte, Artikel, Unternehmensbereiche, Vertriebsstrukturen
• Hierarchische Produktstrukturen
• Referenzierungen von Artikeln wie „Ersatzteil von“ oder „passt zu“
• Abbildung unterschiedlicher Strukturhierarchien für unterschiedliche Zielsysteme

Keine redundante Datenpflege und -verwaltung

Da Produktdaten in den meisten Fällen für unterschiedliche Medien den gleichen Inhalt haben, sollten diese auch nur einmal gepflegt, geprüft und auch übersetzt werden. Aber Vorsicht: Gleich ist nicht immer gleich. Es gibt immer wieder Ausnahmen. So darf zum Beispiel eine Produktbeschreibung im Web länger sein als jene in einem Printkatalog. Um effizient arbeiten zu können, müssen solche Ausnahmen möglich sein. Mit einem PIM ist es leicht derartige Ausnahmen zu definieren und umzusetzen. Durch die entsprechenden PIM-Funktionen zur Referenzierung von Daten werden diese Anforderungen unterstützt.

Unterstützung komplexer Datenformate

Da es sich bei Produktdaten nicht immer nur um einfache kurze Texte oder numerische Werte handelt, werden auch komplexe Datenformate benötigt. Hierbei sind folgende Formate wichtig:

• Formatierbare Texte
• Von-bis-Felder
• Datumsmerkmale in frei zu definierendem Format
• Auswahlfelder
• Hierarchische Auswahlfelder
• Tabellen, Kreuztabellen
• Felder in denen Medien wie Bilder und PDF-Dokumente abgelegt werden können

Komplexe Suchmöglichkeiten

Ist nun eine zentrale Datenhaltung aufgebaut, wollen Anwender:innen eine effektive Möglichkeit haben die Daten wiederzufinden. Auch hier werden sie durch folgende PIM-Funktionen unterstützt:

• Volltextsuche
• Suche in Teilbereichen der Datenmenge
• Suche nach Objekten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, zum Beispiel „sämtliche Artikel, die in der letzten Woche geändert wurden“ oder Produkte, deren Artikel zum Beispiel das Ersatzteil „4711“ besitzen.

Workflowunterstützung

Um Ihnen bei der Datenanlage und -pflege zu helfen, gibt es PIM-Funktionen zur Workflowunterstützung. Dadurch wird eine parallele Datenpflege durch mehrere Benutzer:innen gewährleistet. Diese behalten so leichter die Übersicht über den „Daten-Dschungel“.

Übersetzungsprozessunterstützung

Um Produkte international zu vermarkten, wird die Übersetzung von Produktdaten und -informationen immer wichtiger. Neben der effizienten Datenpflege sollte auch der Übersetzungsprozess optimal innerhalb einer PIM-Software abgebildet werden. Folgende Punkte wären ideal:

• Einbindung von externen Übersetzungsbüros in den Prozess
• Erstellung von Übersetzungsaufträgen, die einen spezifischen Bereich der Daten und ausgewählte Fremdsprachen definieren
• Transparente Übersicht des aktuellen Übersetzungsstatus
• Automatische Kennzeichnung der Textdaten im System: Was ist hiervon noch zu übersetzen oder was hat sich geändert und muss dadurch neu übersetzt werden?

Medienverwaltung

Produktdaten sind so viel mehr als Texte oder numerische Daten. Denn dazu gehören auch: Bilder, Videos, Dokumente, Datenblätter, Zeichnungen und vieles mehr. Diese unterschiedlichen Formate und Objekte müssen mithilfe der entsprechenden PIM-Funktionen verwaltet werden. Hier werden ebenfalls Suchfunktionalitäten benötigt, aber noch wichtiger ist eine direkte, beidseitige Verknüpfung dieser Objekte zu Produkten und Artikel. Anwender:innen suchen üblicherweise nicht nach einem bestimmten Bild, sondern einem bestimmten Produkt mit den dazu passenden Bildern und Dokumenten. Ist diese PIM-Funktion vorhanden, finden Anwender:innen die passenden Daten auf Anhieb, statt lang danach zu suchen.

Publikationserzeugung

Die Erzeugung von Publikationen und Printerzeugnissen kann ganz schön ressourcen- und zeitaufwendig sein. Ob Kataloge, Flyer oder Datenblätter – alle Publikationen haben ganz unterschiedliche Anforderungen. Um die Prozesse rund um die Publikationserzeugung effizienter zu gestalten, sollte ein PIM die vollautomatische sowie die halbautomatische Seitengenerierung in den unterschiedlichsten Formen unterstützen. Zudem sollte eine Ausleitung in ein DTP-System wie InDesign oder Quark oder auch eine direkte Möglichkeit PDF-Dokumente zu erstellen vorhanden sein. Folgende Punkte sind hierbei notwendig:

• Seitenansicht von erstellten Seiten
• Modifizieren von Dokumentseiten innerhalb des Systems. So benötigt nicht jede:r User:in einen DTP-Arbeitsplatz
• Aktualisieren von Dokumentseiten mit aktuellen Inhalten aus dem PIM-System z. B. für das Update von Preisen
• Seitengenerieren mit fremdsprachigen Daten
• Erzeugen von DTP-Dokumenten, die fremdsprachige Inhalte auf unterschiedlichen Ebenen des Dokumentes besitzen, sodass ein Schwarzwechsel möglich wird
• DTP-Plug-ins, um auch im DTP-Prozess noch auf aktuelle Daten Zugriff zu haben und Seiten aktualisieren zu können

Die perfekte Verbindung zwischen den Systemen

Als zentrales Datenhaltungssystem benötigt ein PIM eine Verbindung zu anderen Systemen, wie zum Beispiel zum Warenwirtschaftssystem und zu einem oder mehreren Webshops. Oft gibt es aber auch andere externe Systeme, die einen direkten Zugriff auf die aktuellen Produkt- /Marketingdaten benötigen. Diese Verbindung wird mittels Schnittstellen geschaffen.
Hier unterscheiden wir zwischen zwei Arten: Datei- und Programmschnittstellen. Bei Ersteren werden die Daten zwischen den Systemen mittels Dateien übertragen. Bei Programmschnittstellen werden Daten direkt mittels Software von einem zum anderen System übertragen.

Die üblichen Datenformate für Dateischnittstellen sind csv, xml, json. In einem PIM sollten Import- wie Export-Schnittstellen für diese Dateiformate mittels Konfiguration erstellbar sein. Für speziellere Dateiformate ist gegebenenfalls eine Individualprogrammierung erforderlich.

Bei der Datenübertragung von Programm zu Programm gibt es drei Möglichkeiten:

1. Das Fremdprogramm spricht die Rest-Schnittstelle des PIM-Systems an und kann so auf Daten zugreifen oder auch Daten im PIM-System modifizieren.

2. Mit einer sogenannten Middleware wird eine Schnittstelle zu den zu verbindenden Systemen (z. B. mittels Rest-Service) aufgebaut, um Daten zu übertragen. In dieser Software könnten dann auch komplexere Datentransformationen und Verarbeitungslogiken abgebildet werden.

3. Das PIM-System realisiert die Schnittstelle zum Fremdsystem über eine eingebettete Individualsoftware (Script), die zum Beispiel eine Rest-Schnittstelle des Fremdsystems anspricht.

PIM-Systeme mit einer guten und schnellen Schnittstellenkonfiguration werden in manchen Unternehmen sogar bewusst als Middleware genutzt.

Funktionale kundenspezifische Erweiterungen

Es gibt immer wieder die Situation, dass es kleinere spezielle Anwendungswünsche gibt, die so im existierenden Standard-PIM-System nicht vorhanden sind. Ein PIM-System sollte die technologische Möglichkeit besitzen, solche Anforderungen zu integrieren, wie zum Beispiel:

• Ansprechen einer Rest-Schnittstelle einer Fremdsoftware zwecks Datenaustausch
• Spezielle Berechnungslogiken für abgeleitete Produkteigenschaften
• Langtexterstellung nach einem Regelwerk mit eingebetteten technischen Daten

Realisiert wird dieses idealerweise mittels spezieller Skripte, die in das System über eine dafür vorgesehene Funktionalität integriert werden. Bei der eggheads Suite sind derartige Erweiterungen nach Ihren Bedürfnissen absolut kein Problem.

Mit einem PIM das Beste rausholen – Von Effizienz bis zur optimierten Customer Experience

Ausgestattet mit den richtigen Funktionen bietet die Implementierung einer Product-Information-Management-Lösung wichtige Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Effizientere Prozesse und Workflows
• Deutlich kürzere Time-to-Market
• Verbesserte Datenqualität durch Zentralisierung aller Produktdaten
• Ermöglichen von Multi- und Omnichannel-Strategien durch konsistente, aktuelle und kanalspezifische Informationen
• Zeit- und Ressourcenersparnis bei der automatisierten Printpublikation
• Optimierung der Produktbeschreibungen
• Ihr Produkt im besten Licht bei Ihren Kund:innen